mijn ubo gegevens kloppen niet meer wat moet ik aanpassen

UBO-wijziging meldt u bij het Handelsregister

Als de gegevens van uw uiteindelijk belanghebbenden (UBO's) niet meer kloppen, past u dat aan via een wijzigingsopgave bij het UBO-register van de Kamer van Koophandel. Dat register is onderdeel van het Handelsregister, geregeld in de Handelsregisterwet 2007. Denk aan een nieuw belang van 25% of meer, een UBO die is vertrokken, of een naam- of adreswijziging van een bestaande UBO. U geeft de nieuwe situatie door en levert waar nodig een onderliggend stuk aan, zoals een aandeelhoversovereenkomst of een recent uittreksel.

Praktisch raakt dit al snel meer dan alleen het register. Instellingen die u om een KYC-dossier vragen — een bank, een notaris, een betaaldienstverlener — toetsen uw UBO-opgave namelijk aan hun eigen cliëntenonderzoek onder de Wwft. Blijft uw dossier niet gelijk lopen met het register, dan krijgt u daar sneller een vraag over terug. Het is dus verstandig om een UBO-wijziging op hetzelfde moment door te voeren in uw eigen structuuroverzicht. Als de wijziging een gevolg is van een grotere reorganisatie, is het ook de moeite waard om te bekijken hoe u een structuurwijziging uit het verleden aangeeft, zodat de historie herleidbaar blijft en niet alleen de eindstand.

Waarom dit uit de Wwft en de richtlijn volgt

De verplichting om UBO's actueel te houden volgt uit de Handelsregisterwet 2007, die het UBO-register regelt, en sluit aan op de definitie van uiteindelijk belanghebbende uit Richtlijn (EU) 2015/849. Instellingen die onder de Wwft cliëntenonderzoek doen, moeten die UBO-informatie verifiëren; een verschil tussen registeropgave en de praktijk kan daarom vragen opleveren bij wie het dossier beoordeelt. Welk bewijsstuk bij een wijziging hoort, hangt af van de aard van de UBO-verandering; een overzicht van welke stukken u precies nodig heeft geeft daar richting aan.