hoe krijg ik een registeruittreksel van mijn bedrijf in het buitenland

Het uittreksel komt van het buitenlandse handelsregister, niet van de KVK

Voor een registeruittreksel van een buitenlandse bv moet je bij het handelsregister van dat land zijn, niet bij de Nederlandse Kamer van Koophandel. Elk land heeft zijn eigen register en eigen procedure: Duitsland werkt met het Handelsregister via de gerechten, België met de Kruispuntbank van Ondernemingen, Luxemburg met het RCS. De meeste registers geven een digitaal uittreksel tegen betaling, vaak binnen enkele minuten tot dagen. Sommige landen kennen ook een apart UBO-register naast het handelsregister; check of de instelling die het uittreksel vraagt, beide wil zien.

Let bij het opvragen op de datum: instellingen willen meestal een recent uittreksel, en "recent" verschilt per aanvrager. Vraag daarom liever een dag te vroeg een nieuw uittreksel op dan dat je een dossier instuurt met een stuk dat net over de datum is. Is het uittreksel niet in het Engels of Nederlands, dan kan een vertaling nodig zijn — dat hangt af van wat de aanvragende instelling verlangt. Voor de opbouw van het hele dossier, inclusief hoe dit uittreksel samen met de statuten wordt aangeleverd, zie welk uittreksel en welke statuten moet ik aanleveren. Heb je meerdere entiteiten in verschillende landen, dan is het handig om per land te noteren welk register bevoegd is en hoe je daar een uittreksel bestelt — dat werk je uit in hoe leg ik een bedrijfsstructuur vast die over meerdere landen loopt.

Waarom instellingen om dit stuk vragen

Instellingen die cliëntenonderzoek doen onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme moeten de juridische identiteit en de zeggenschapsstructuur van een onderneming vaststellen met verifieerbare bronnen — een registeruittreksel is daarvoor het standaardbewijs. De Handelsregisterwet 2007 regelt dit voor Nederlandse ondernemingen en het UBO-register; voor een buitenlandse bv geldt het equivalent van dat land. Een uittreksel toont doorgaans de statutaire naam, het registratienummer, het adres, de bestuurders en soms de aandeelhoudersstructuur — welke gegevens exact zichtbaar zijn, verschilt per register.