waarom vraagt elke instelling steeds dezelfde documenten opnieuw

Elke instelling doet haar eigen cliëntenonderzoek

Elke instelling vraagt zelf opnieuw, omdat elke instelling wettelijk verplicht is haar eigen cliëntenonderzoek te doen — en dat onderzoek mag niet steunen op het werk van een andere instelling. Een bank, een notaris en een betaaldienstverlener hebben allemaal dezelfde verplichting uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, maar het is een individuele verplichting. De ene instelling kan niet zeggen: "de bank heeft dit al gecontroleerd, dus wij nemen het over." Er bestaat geen centraal systeem waarin het ene cliëntenonderzoek automatisch geldt voor de volgende partij. Dat is meteen ook het antwoord op waarom notaris weer om dezelfde gegevens vraagt als je bank: niet omdat de notaris de bank niet vertrouwt, maar omdat de wet aan beide een eigen onderzoeksplicht oplegt.

Daarbij komt dat instellingen vaak niet dezelfde vragen stellen, ook al lijkt het onderwerp identiek. De risico-inschatting per instelling verschilt — een betaaldienstverlener met internationale transacties kijkt anders naar een structuur dan een lokale bank — en dat verklaart mede waarom de ene bank heel andere dingen vraagt dan de andere. Wat wel voor iedereen vaststaat, is de basis: de UBO-gegevens uit het Handelsregister zijn hetzelfde, ongeacht wie ernaar vraagt. Alleen het aanvullende bewijs — herkomst van vermogen, structuurdocumentatie, verklaringen — varieert per instelling en per risicoprofiel.

Waar dit uit volgt: Wwft en Handelsregisterwet

Het cliëntenonderzoek zelf, met de verplichting om identiteit en uiteindelijk belanghebbenden vast te stellen, staat in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, die de Europese antiwitwasrichtlijn 2015/849 implementeert — daarin staat ook de definitie van uiteindelijk belanghebbende die elke instelling hanteert. De basisgegevens over de onderneming, waaronder de UBO-registratie, liggen vast op grond van de Handelsregisterwet 2007. Meer over de inhoud van dat onderzoek staat bij wat het cliëntenonderzoek van een bank precies inhoudt.