mijn structuur is gewijzigd, moet ik alles opnieuw aanleveren

Alleen het gewijzigde onderdeel opnieuw, niet het hele dossier

Nee, bij een structuurwijziging lever je niet alles opnieuw aan — je werkt het gewijzigde onderdeel bij, en de rest van het dossier blijft staan. Een structuurwijziging raakt meestal een beperkt stuk: een nieuwe tussenholding, een aandeelhouder die vertrekt of instapt, een verschuiving in percentages die de uiteindelijk belanghebbende (UBO, de natuurlijke persoon die de onderneming direct of indirect controleert of eigenaar is, zoals gedefinieerd in Richtlijn (EU) 2015/849) raakt. Wat je bijwerkt, is het deel van de structuurboom dat is veranderd, plus de UBO-percentages als die zijn verschoven, plus het bijbehorende bewijsstuk: een nieuw uittreksel, een aandeelhoudersregister, een aandeelhoudersovereenkomst.

Wat vaak vergeten wordt: een wijziging in de structuur moet ook in het Handelsregister en het UBO-register verwerkt zijn voordat het als bijgewerkt bewijs telt. Instellingen kijken naar de datum van het uittreksel en naar de datum van de wijziging — staat de nieuwe situatie er nog niet in, dan is het uittreksel voor dit doel niet actueel, ook al is het net opgevraagd. Heb je meerdere landen in de structuur, dan is het slim om per land te checken of de lokale registratie al is bijgewerkt; dat loopt niet overal even snel. Voor een boom die over meerdere landen loopt, is het handig om te weten hoe je een bedrijfsstructuur over meerdere landen vastlegt. En als de wijziging niet de eerste is, helpt het om te lezen hoe je een structuurwijziging uit het verleden aangeeft, zodat de historie van het dossier klopt.

Grondslag: actualiteit van de UBO-gegevens

Dat alleen het gewijzigde deel opnieuw hoeft, volgt uit de systematiek van de Handelsregisterwet 2007: die regelt welke gegevens van een onderneming zijn vastgelegd, inclusief het UBO-register, en verplicht bijwerking bij wijziging — niet een volledige herinschrijving. De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme verplicht instellingen tot doorlopend cliëntenonderzoek, waarbij zij bij een gesignaleerde wijziging vragen om actuele stukken over dát onderdeel, niet om een compleet nieuw dossier.