wat moet er allemaal in een dossier staan dat een bank wil zien

De basisset: identiteit, structuur, UBO's, herkomst van vermogen

Een compleet dossier bevat vier vaste blokken: identificatiegegevens van de onderneming, de structuur, de UBO's met hun percentages, en een verklaring over de herkomst van het vermogen. Bij de identificatiegegevens hoort het uittreksel uit het Handelsregister — niet ouder dan de instelling acceptabel vindt — plus de statuten. Welke versie van de statuten precies en wanneer een geconsolideerde tekst nodig is, staat uitgewerkt in welk uittreksel en welke statuten je moet aanleveren. Bij de structuur gaat het om de volledige keten: elke tussenhoudster, elke deelneming boven de meldingsgrens, in elk land waar die zich bevindt. Loopt die keten over de grens, dan vraagt elke jurisdictie een eigen soort bewijsstuk; dat verschil staat bij structuur vastleggen over meerdere landen.

Voor de UBO's — de natuurlijke personen die de onderneming uiteindelijk bezitten of controleren — volstaat een percentage niet zonder onderbouwing: de instelling wil zien waar dat percentage uit volgt, dus aandeelhoudersregister, statuten of een aandeelhoudersovereenkomst. Zit er een stichting of trust in de keten, dan verandert wie als UBO telt; dat is apart uitgewerkt voor een stichting in de structuur en voor een trust in het dossier. Daarnaast wil de instelling weten wie mag tekenen namens de onderneming, en of er sprake is van een PEP-status (een politiek prominente persoon) of een sanctietreffer — dat laatste is een aparte vraag met een eigen procedure, zie sancties en PEP-status.

Waar dat uit volgt: Wwft en Handelsregisterwet

Deze indeling volgt direct uit de wet. Artikel 3 van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme verplicht instellingen tot cliëntenonderzoek: vaststellen wie de cliënt is, wie de UBO is, en onderzoek doen naar het doel en de aard van de zakelijke relatie — inclusief de herkomst van middelen bij een verhoogd risico. De Handelsregisterwet 2007 regelt welke gegevens over de onderneming zelf zijn vastgelegd, waaronder de UBO-registratie, en dat is de basis voor het uittreksel dat instellingen als brondocument accepteren.