welke bestuurdersgegevens moet ik bijhouden voor mijn dossier

Naam, geboortegegevens, nationaliteit en functie per bestuurder

Voor elke bestuurder leg je vast: volledige naam, geboortedatum en -plaats, nationaliteit, functie (statutair bestuurder, gevolmachtigde, feitelijk leidinggevende) en de datum waarop de functie is ingegaan — en, als dat zo is, geëindigd. Daarnaast leg je vast of de bestuurder ook UBO is (uiteindelijk belanghebbende, dus iemand met meer dan 25% belang of zeggenschap), want dat bepaalt of er ook een percentage en een bewijs van de bron van dat belang bij moet. Bij bestuurders uit meerdere landen komt daar vaak nog de vraag bij hoe je bestuurders uit verschillende landen in één overzicht naast elkaar zet, omdat het KvK-uittreksel alleen de Nederlandse rechtspersoon dekt.

Als bewijsstuk hoort bij elke bestuurder een geldig identiteitsdocument (paspoort of ID-kaart, geen rijbewijs) en het KvK-uittreksel waarop de functie en de datum van inschrijving staan. Voor buitenlandse bestuurders van een buitenlandse groepsmaatschappij is dat KvK-uittreksel er niet — daar vraagt de instelling meestal een lokaal registeruittreksel of een verklaring van de lokale kamer van koophandel. Heb je dat niet, dan kun je met een eigen verklaring werken; of een eigen verklaring in dit geval standhoudt hangt af van wat de aanvrager verder al ziet in het dossier. Ontbreekt een bewijsstuk gewoon nog, dan zet je dat als open punt neer in plaats van het leeg te laten — een aanvrager kan daarmee wachten of alvast verder kijken.

Waar dat in de wet staat: Handelsregisterwet en Wwft

De basisgegevens van bestuurders — naam, functie, datum van aantreden — zijn de gegevens die de Handelsregisterwet 2007 voorschrijft voor inschrijving van elke onderneming. Dat een instelling deze gegevens ook zelf moet controleren als onderdeel van het cliëntenonderzoek, volgt uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. Of een bestuurder daarnaast als UBO moet worden aangemerkt, met percentage en bewijs van herkomst van het belang, volgt uit de UBO-definitie in de Europese antiwitwasrichtlijn waar de Wwft op is gebaseerd.