Wat moet ik doen als de aandelenverhouding verandert?

Nieuwe percentages moeten in twee registers kloppen

Een wijziging in de aandelenverhouding raakt in de praktijk twee dingen: de UBO-registratie in het Handelsregister en het cliëntenonderzoek bij de instellingen waar u klant bent. Zodra een aandeelhouder door de wijziging boven of onder een drempel van 25% zakt of stijgt, verandert wie kwalificeert als UBO, of verandert het percentage dat van een bestaande UBO geregistreerd staat. Dat volgt uit de definitie van uiteindelijk belanghebbende in de vierde antiwitwasrichtlijn en de manier waarop de Handelsregisterwet 2007 dat vertaalt naar registratieplicht. Praktisch betekent dit: u werkt de percentages na, niet alleen de namen. Bij hoeveel procent een UBO precies heeft staat hoe u dat narekent, ook bij indirect belang via een houdstermaatschappij.

Het bewijsstuk dat meestal wordt gevraagd is een recent aandeelhoudersregister of de notariële akte van overdracht, plus — als de wijziging via meerdere lagen loopt — een geactualiseerd structuuroverzicht. Ontbreekt de akte nog (bijvoorbeeld bij een aandeelhoudersovereenkomst die nog gepasseerd moet worden), dan kan een eigen verklaring als tussenstap dienen totdat het formele stuk er is; hoe u dat opstelt staat bij een UBO-verklaring voor de bank. Bij structuren met meerdere tussenhoudsters is het narekenen van het percentage per laag vaak de plek waar het misgaat; zie de UBO vinden via meerdere lagen bv's voor de rekenmethode. Let op: als de nieuwe verhouding leidt tot een nieuwe UBO of het wegvallen van een oude, moet dat apart doorgegeven worden aan het Handelsregister — dat is een andere handeling dan het aanpassen van een intern register.

Grondslag: Handelsregisterwet 2007 en de richtlijndefinitie

De verplichting om UBO-gegevens actueel te houden volgt uit de Handelsregisterwet 2007, die vastlegt welke UBO-gegevens van elke onderneming zijn opgenomen; de vraag wie precies als UBO telt bij een bepaald percentage komt uit de definitie in de vierde antiwitwasrichtlijn. Instellingen die op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme cliëntenonderzoek doen, toetsen zelf of de doorgegeven wijziging consistent is met hun eigen dossier.