wat moet er allemaal in mijn kyc dossier zitten

Vijf blokken, geen losse documenten

Een compleet dossier bestaat uit vijf onderdelen: identiteit van de onderneming, de structuurboom, de bestuurders, de uiteindelijk belanghebbenden (UBO's) met hun percentages, en een herkomstverklaring voor het vermogen. Elk onderdeel heeft een eigen bewijsstuk nodig, en dat bewijsstuk staat niet los — het moet aansluiten op wat er in het handelsregister en het UBO-register staat volgens de Handelsregisterwet 2007. Bij een structuur die over meerdere landen loopt, telt niet alleen het Nederlandse uittreksel; ook de buitenlandse registerinschrijvingen horen in het dossier, met een vertaling als de instelling daar om vraagt. Zie hoe je een structuur over meerdere landen vastlegt voor de opbouw daarvan.

Het UBO-onderdeel is het onderdeel waar de meeste vragen op vastlopen. De definitie van uiteindelijk belanghebbende uit artikel 3, punt 6, van Richtlijn (EU) 2015/849 vraagt niet alleen om een naam, maar om het percentage aandelen of stemrecht, en om de manier waarop dat percentage is vastgesteld — direct of via tussenliggende vennootschappen. Ontbreekt een officieel stuk voor een tussenschakel, dan is een eigen verklaring het aanvullende middel; of een eigen verklaring meetelt zonder officieel document zet uiteen wanneer dat volstaat. Bij bijzondere rechtsvormen komt er een extra laag bij: een stichting in de structuur vraagt om een andere weergave dan een BV, en een trust kent geen aandeelhouders maar wel te identificeren betrokkenen — zie hoe een stichting in de structuur past en hoe een trust in het dossier verwerkt wordt.

Waarom precies deze vijf: artikel 3 en de Wwft

Deze indeling volgt rechtstreeks uit wat instellingen wettelijk moeten vaststellen bij het cliëntenonderzoek: de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme verplicht hen om identiteit, structuur, UBO's en de aard van de zakelijke relatie te kennen voordat zij een klant accepteren. Een dossier dat deze vijf blokken compleet en onderling consistent aanlevert, beantwoordt precies wat artikel 3 van Richtlijn (EU) 2015/849 en de Handelsregisterwet 2007 als vastgelegde gegevens voorschrijven — niet meer en niet minder.