hoe teken ik een schema van al mijn bv's en holdings

Elke schakel tot aan de natuurlijke persoon

Een bruikbaar schema toont elke bv, elke holding en elke aandeelhouder tot en met de natuurlijke persoon die uiteindelijk eigenaar is. Dat is niet alleen een tekening voor eigen gebruik: instellingen die cliëntenonderzoek moeten doen onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) willen precies deze lijn kunnen volgen, met percentages per schakel. Een schema dat alleen de bekende namen laat zien en de rest "enzovoort" noemt, voldoet niet.

Teken per schakel: naam van de vennootschap, land van oprichting, KvK- of registratienummer, en het percentage aandelen of stemrecht dat de volgende schakel erin houdt. Bij een holdingstructuur met meerdere lagen is het niet genoeg om te zeggen "de holding bezit alles" — elke laag moet los zichtbaar zijn, inclusief eventuele minderheidsbelangen die meetellen voor de 25%-grens die vaak wordt gehanteerd om een uiteindelijk belanghebbende (UBO) aan te wijzen. Loopt een deel van de structuur via het buitenland, dan is de aanpak net iets anders; daarover staat meer bij hoe je een bedrijfsstructuur vastlegt die over meerdere landen loopt. Zit er een stichting of bewind tussen, dan verdient dat een eigen uitleg in het schema, te vinden bij hoe je een stichting weergeeft in je structuur.

Waar dat op aansluit: het Handelsregister en het UBO-register

Deze indeling is geen eigen verzinsel, maar sluit aan op wat al vastligt. De Handelsregisterwet 2007 verplicht elke onderneming tot registratie van basisgegevens én, via het UBO-register, tot registratie van de uiteindelijk belanghebbenden. Een schema dat dezelfde schakels en percentages laat zien als in dat register, is voor een aanvrager direct te herleiden en te controleren — en dat is precies waar een instelling naar vraagt bij het Wwft-cliëntenonderzoek. Wil je weten welk uittreksel daarbij als bewijsstuk hoort, dan staat dat beschreven bij welk uittreksel en welke statuten je moet aanleveren.