moet ik mijn buitenlandse handelsregisteruittreksel laten vertalen voor de bank

Vertaling is meestal wel nodig, gewaarmerkt vaak niet verplicht

In de praktijk vraagt een bank om een vertaling zodra het uittreksel niet in het Engels, Duits, Frans of Nederlands is opgesteld. Een uittreksel uit bijvoorbeeld Polen, Roemenië of Portugal komt in de eigen taal, en de medewerker die het cliëntenonderzoek doet moet kunnen lezen wie de bestuurders en aandeelhouders zijn. Dat cliëntenonderzoek is de wettelijke plicht van de bank zelf, vastgelegd in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme — niet iets wat de bank er zelf bij verzint. Zonder leesbare tekst kan de bank die plicht niet uitvoeren, dus vraagt ze om een vertaling.

Of die vertaling beëdigd moet zijn — dus gemaakt en ondertekend door een vertaler die daarvoor is aangewezen — verschilt per instelling en per land van herkomst van het document. Sommige banken accepteren een gewone vertaling met het origineel erbij, andere eisen een beëdigde vertaling met stempel. Dat staat niet in de Wwft zelf; de wet zegt alleen dat de bank de gegevens moet kunnen verifiëren, niet hoe. Vraag dus bij de aanvrager zelf welk niveau ze verwachten, vóórdat je kosten maakt aan een beëdigde vertaler. Overigens speelt dit vaker samen met de vraag welk bewijs precies telt om een structuur aan te tonen — een vertaald uittreksel is namelijk maar één van de stukken die de bank naast elkaar legt.

Waar dit uit volgt: de verificatieplicht in de Wwft

De Wwft verplicht instellingen om de identiteit van de cliënt en de zeggenschapsstructuur te verifiëren aan de hand van betrouwbare documenten. Een buitenlands handelsregisteruittreksel is zo'n document, maar het is voor de bank alleen bruikbaar als de inhoud te controleren is. De Handelsregisterwet 2007 regelt wat een Nederlands uittreksel moet bevatten, maar zegt niets over vertaalplicht bij buitenlandse tegenhangers — dat is dus een eis van de individuele bank, gebaseerd op haar eigen verificatieproces. Voor wie meerdere entiteiten in verschillende landen heeft, is het handig om dit soort documenteisen per land al vast te leggen bij het vastleggen van een structuur die over meerdere landen loopt, zodat niet elke aanvraag opnieuw uitzoekwerk oplevert.