welke stukken moet ik verzamelen voor een compleet bedrijfsdossier

Vier bouwstenen: identiteit, structuur, UBO's, herkomst

Een compleet bedrijfsdossier bestaat uit vier soorten stukken: identiteitsbewijs van de onderneming, de structuur, de uiteindelijk belanghebbenden en de herkomst van het vermogen. Voor de identiteit gaat het om het uittreksel uit het Handelsregister, de statuten en — als die er zijn — recente wijzigingen. Het Handelsregister legt per onderneming vast wie bestuurt en wie is ingeschreven; dat uittreksel is meestal het eerste stuk dat een instelling opvraagt. Belangrijk: een uittreksel heeft geen wettelijke geldigheidsduur, maar instellingen hanteren vaak wel een eigen maximale ouderdom. Wat je dan kunt overleggen als het gevraagde exemplaar te oud is, staat beschreven op de pagina over een verlopen KVK-uittreksel.

Voor de structuur en de UBO's ligt het net iets anders. De structuur is de keten van entiteiten boven de onderneming — moedermaatschappijen, tussenholdings, uiteindelijk de natuurlijke personen. Bij een structuur die over de grens loopt, is een uittreksel uit één register niet genoeg; daarover gaat de pagina over een bedrijfsstructuur die over meerdere landen loopt. De UBO's zelf — de uiteindelijk belanghebbenden zoals gedefinieerd in de vierde antiwitwasrichtlijn — worden aangetoond met een UBO-registeruittreksel, een aandeelhoudersregister en, als een percentage niet uit een register blijkt, een eigen verklaring. Of zo'n eigen verklaring meetelt zonder officieel stuk erbij, staat uitgewerkt op de pagina over de waarde van een eigen verklaring. Herkomst van vermogen is het minst gestandaardiseerde onderdeel: jaarrekeningen, koopovereenkomsten of een toelichting bij een aandelenoverdracht, afhankelijk van wat er wordt gevraagd.

Waar deze indeling vandaan komt

Deze indeling volgt direct uit de artikelen over cliëntenonderzoek in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, die instellingen verplicht de identiteit, de structuur en de UBO vast te stellen voordat ze een zakelijke relatie aangaan; de UBO-definitie zelf komt uit de Europese antiwitwasrichtlijn, en de basisgegevens van de onderneming liggen vast onder de Handelsregisterwet 2007.