hoe maak ik een duidelijk overzicht van mijn bedrijfsstructuur

Een schema toont laagstructuur, percentages en UBO's in één oogopslag

Een goed structuurschema toont drie dingen tegelijk: de juridische laag (welke entiteit houdt welke andere entiteit), het percentage bij elke pijl, en waar de lijn uiteindelijk uitkomt bij een natuurlijk persoon — de UBO, de uiteindelijk belanghebbende. Instellingen die cliëntenonderzoek doen onder de Wwft willen dat laatste snel kunnen aflezen: niet alleen wie de aandelen houdt, maar ook wie daaruit de zeggenschap of het economische belang heeft. Een schema dat alleen de vennootschappen toont zonder percentages of zonder de doorloop naar de natuurlijke persoon, is voor die toets vaak onvoldoende.

In de praktijk werkt een schema per laag: bovenaan de moeder, daaronder de tussenholdings met hun percentage, onderaan de werkmaatschappijen. Bij een structuur die over grenzen loopt is het verstandig om per entiteit het land van registratie te vermelden, want daar hangt af welk uittreksel en welk register erbij horen — dat is uitgewerkt in hoe je een bedrijfsstructuur vastlegt die over meerdere landen loopt. Zit er een stichting of trust in de keten, dan vraagt dat een aparte weergave omdat daar geen aandelenpercentage bestaat maar een bestuurs- of begunstigdenrelatie; dat is apart beschreven bij hoe je een stichting weergeeft in je structuur en bij hoe je een trust verwerkt in je kyc-dossier.

Waar dat uit volgt: het cliëntenonderzoek en het UBO-register

Deze eis volgt uit twee lijnen in de regelgeving. De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme verplicht instellingen tot cliëntenonderzoek, waarbij zij de eigendoms- en zeggenschapsstructuur van hun cliënt moeten vaststellen — een schema is daarvoor het hulpmiddel, geen wettelijke verplichting voor de onderneming zelf. Daarnaast legt de Handelsregisterwet 2007 vast welke gegevens van een onderneming zijn geregistreerd, waaronder de UBO-opgave. Een schema dat aansluit bij wat er in het handelsregister staat, voorkomt discussie. Welk onderliggend bewijs bij elke laag van het schema moet, staat bij wat als bewijs telt voor je structuur.