waarom moet ik elk jaar opnieuw bevestigen wie de ubo is

Niet de wet, maar de instelling vraagt om herbevestiging

De jaarlijkse herbevestiging komt niet uit een wettelijke termijn in de Handelsregisterwet 2007 of de antiwitwasrichtlijn — die schrijven geen jaarcyclus voor. Ze komt uit het cliëntenonderzoek dat instellingen zelf moeten uitvoeren op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. Een bank of notaris moet doorlopend kunnen aantonen dat de UBO-gegevens die zij hebben nog kloppen, niet alleen op het moment van intake. Omdat de wet geen vaste periodiciteit voorschrijft, vullen instellingen dat risicogebaseerd in — en in de praktijk betekent dat vaak: één keer per jaar, tenzij het risicoprofiel van de klant een kortere cyclus rechtvaardigt.

Dat verschilt dus per instelling en soms per klant. Een onderneming met een eenvoudige structuur en Nederlandse UBO's krijgt vaak een jaarlijks verzoek; een structuur met buitenlandse tussenholdings of een hoger risicoprofiel kan vaker aan de beurt komen. Hoe vaak moet ik mijn gegevens bij de bank bijwerken? gaat in op hoe die cyclus per aanvrager kan verschillen. Belangrijk om te weten: herbevestigen is niet hetzelfde als een wijziging doorvoeren. Als er niets veranderd is, bevestig je alleen dat de eerder verstrekte gegevens nog actueel zijn — meestal via een verklaring, soms met een geactualiseerd registeruittreksel erbij. Wat moet ik doen als ik gevraagd word gegevens te herbevestigen? beschrijft welk bewijsstuk daarbij past en wat je kunt antwoorden als je dat stuk niet direct bij de hand hebt.

Waar dat uit volgt: Wwft-cliëntenonderzoek plus UBO-definitie

De grondslag ligt op twee plekken. De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme verplicht instellingen tot doorlopend cliëntenonderzoek, wat de basis is voor periodieke herbevestiging. De definitie van wie als uiteindelijk belanghebbende geldt — en dus wiens gegevens bevestigd moeten worden — komt uit Richtlijn (EU) 2015/849, de Europese antiwitwasrichtlijn waar de Wwft uit voortkomt. De Handelsregisterwet 2007 regelt daarnaast welke UBO-gegevens zijn vastgelegd in het register, maar bepaalt geen bevestigingstermijn richting individuele instellingen.