Hoe vaak moet ik mijn gegevens bij de bank bijwerken?

Geen vaste cyclus, wel doorlopende actualiteit

Er staat geen vast aantal keren per jaar voorgeschreven waarop u uw gegevens bij de bank moet bijwerken. De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme verplicht de bank tot voortdurende controle: cliëntenonderzoek is geen momentopname, maar iets wat "up-to-date" moet blijven zolang de relatie loopt. In de praktijk betekent dit dat de bank zelf momenten bepaalt waarop zij gegevens opnieuw wil zien — bij een periodieke review, bij een wijziging die zij signaleert (bijvoorbeeld via het Handelsregister), of bij een intern risicomodel dat een cliënt met hoger risico vaker terugvraagt.

Voor u als leverancier aan grotere bedrijven betekent dit vooral: reageren als het gevraagd wordt, en zelf niet passief wachten tot alles verloopt. Wijzigt uw bestuur, uw aandeelhouder of uw UBO-structuur (uiteindelijk belanghebbende — de persoon die de onderneming feitelijk controleert), dan loopt dat via het Handelsregister en werkt dat door richting elke partij die uw dossier inziet. Als een bank u om een herbevestiging vraagt, is het nuttig om te weten wat dat verzoek precies inhoudt en welk document daar dan bij moet. Werkt u met meerdere banken of financiers tegelijk, dan speelt dezelfde vraag zich bij elk van hen apart af — het is dan zinvol te weten of u die gegevens gelijktijdig kunt delen zonder telkens vanaf nul te beginnen.

Artikel 3 en 4 Wwft, artikel 21 Handelsregisterwet

De verplichting tot doorlopende controle volgt uit artikel 3 van de Wwft (het cliëntenonderzoek) in combinatie met artikel 4, dat spreekt van voortdurende controle op de zakelijke relatie en de transacties. Er is geen artikel dat een vaste termijn van bijvoorbeeld één of twee jaar noemt — de frequentie is aan de risico-inschatting van de instelling zelf, wat in de wet wordt aangeduid als een risico-gebaseerde aanpak. De koppeling met het Handelsregister volgt uit de Handelsregisterwet 2007, die bepaalt welke gegevens over een onderneming zijn vastgelegd en dus als basis dienen voor wat een bank bij een review opnieuw kan opvragen.