Hoe deel ik mijn gegevens veilig met een bank of notaris?

Delen per bundel, niet het hele dossier

Veilig delen betekent hier: de aanvrager krijgt precies de onderdelen die bij zijn cliëntenonderzoek horen, niets meer, en via een link met een vervaldatum. Een bank die op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme onderzoek doet naar de UBO's, heeft andere stukken nodig dan een notaris die alleen de bestuursbevoegdheid controleert. Je stelt daarom per aanvrager een selectie van documenten samen in plaats van één vast pakket te versturen. Dat scheelt ook discussie achteraf over wat er precies is gedeeld.

Voor wie regelmatig aanlevert, is het handiger om dat verschil in te richten per type aanvrager: een bank bij een rekeningopening vraagt doorgaans breder dan een notaris bij een enkelvoudige transactie. Omdat elke bundel een eigen link en een eigen vervaldatum heeft, kun je dezelfde onderliggende gegevens aan meerdere partijen tegelijk geven zonder dat de een kan zien wat de ander heeft gekregen. Gaat een aanvraag niet door, of is de bundel bij de verkeerde partij terechtgekomen, dan trek je de toegang in; de link werkt dan niet meer.

Grondslag: cliëntenonderzoek Wwft en UBO-gegevens Handelsregisterwet

De verplichting van de bank of notaris om deze gegevens op te vragen volgt uit het cliëntenonderzoek in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme; de UBO-gegevens die daarbij horen, komen uit het register op grond van de Handelsregisterwet 2007. Beide regelingen bepalen wat de instelling moet vaststellen, niet hoe je het aanlevert — dat laatste is aan de klant. Wil je weten wie er ooit toegang heeft gehad tot een bundel, dan is dat na te gaan in het inzage-log; zie ook hoe je terugziet wie je dossier heeft bekeken.