telt mijn eigen verklaring wel mee als ik geen officieel document heb

Een eigen verklaring vult aan, vervangt niet

Een eigen verklaring telt mee, maar niet als vervanging van een officieel document — als aanvulling erop. Instellingen die cliëntenonderzoek doen onder de Wwft moeten de identiteit en de UBO-structuur verifiëren met objectieve bronnen: een uittreksel, statuten, een UBO-opgave uit het Handelsregister. Waar zo'n bron ontbreekt of niet het volledige plaatje geeft — denk aan de herkomst van vermogen, de reden van een structuurwijziging, of de rol van een bestuurder die niet uit het uittreksel blijkt — kan een eigen verklaring dat gat opvullen. De instelling beoordeelt dan zelf of die verklaring voldoende is; dat is niet iets wat vooraf vaststaat.

In de praktijk werkt een eigen verklaring het beste als toelichting náást de stukken die er wél zijn, niet als vervanging ervan. Ontbreekt een uittreksel voor een buitenlandse entiteit in de structuur, dan is het sterker om te beschrijven welk stuk daar wél voor is en waarom, dan om alleen een verklaring te geven. Hetzelfde geldt voor herkomst van vermogen: een verklaring krijgt meer waarde als ze concreet verwijst naar bijvoorbeeld een verkoopakte of een jaarrekening, in plaats van alleen een omschrijving in eigen woorden. Wie twijfelt welk bewijsstuk voor zijn situatie telt, vindt een overzicht bij wat voor bewijs moet ik aanleveren om mijn bedrijfsstructuur aan te tonen. Voor de basisvraag welke stukken een bank sowieso wil zien, is er de pagina over welke stukken heeft een bank van mijn onderneming nodig.

Waar dit uit volgt: Wwft-cliëntenonderzoek en de Handelsregisterwet

De verplichting om cliëntgegevens met objectieve bronnen te verifiëren volgt uit het cliëntenonderzoek in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. De Handelsregisterwet 2007 regelt welke gegevens van een onderneming zijn vastgelegd, waaronder de UBO-registratie — dat is de bron waarmee een instelling een eigen verklaring over UBO's toetst. Beide regelingen zeggen niet dat een eigen verklaring nooit meetelt; ze bepalen alleen dat de instelling zelf verantwoordelijk is voor de verificatie, en dus zelf weegt welk gewicht een verklaring krijgt naast het beschikbare document.